Поки підприємець працює сам, банківські справи займають кілька хвилин. Перевірити оплату клієнта, заплатити постачальнику, переказати гроші собі можна за декілька хвилин в застосунку на смартфоні. З першим працівником з’являється нова дата в календарі – день зарплати, до якого мають бути готові кошти й документи. Подивитися, які можливості має монобанк бізнес для платежів і роботи з бухгалтером, варто ще до першої виплати. Тоді зарплата не застане ФОП у момент, коли на балансі нулі і документи ще не готові.
Зарплата – це кілька платежів замість одного
Припустімо, власник майстерні найняв адміністратора. Вони домовилися про оплату, визначили графік, підписали трудовий договір і оформили працівника. Наприкінці місяця підприємцю потрібно знати, яку суму людина отримає на картку, а які кошти підуть на обов’язкові платежі. Простого переказу з приміткою “зарплата” для всієї цієї роботи недостатньо.
Спочатку бухгалтер або сам ФОП розраховує нарахування. Далі готують виплату працівнику й окремо сплачують належні податки та внески у встановлені строки. Рахунок підприємця стає місцем, звідки виходять усі ці платежі, тому перед днем виплати варто перевірити залишок.
Для першого працівника можна обійтися окремими переказами. Якщо команда зросте, стане актуальним зарплатний проєкт, з яким простіше проводити регулярні виплати кільком людям. Вибір залежить від кількості працівників і того, хто готує платіжні документи.
Звідки брати цифри для розрахунку
Банк показує рух грошей, але не знає, скільки днів працівник відпрацював і чи був у відпустці. Ці дані ФОП має зібрати до того, як відкриє платіжну форму. Інакше навіть переказ, проведений без технічних проблем, може виявитися неправильним за сумою.
У невеликій справі достатньо тримати під рукою:
- трудовий договір та узгоджений розмір оплати;
- облік відпрацьованого часу;
- інформацію про відпустки й лікарняні;
- розрахунок суми до виплати;
- реквізити працівника;
- реквізити для сплати податків і внесків;
- підтвердження проведених платежів.
Наприклад, адміністратор майстерні відпрацював повний місяць, а наступного взяв кілька днів відпустки. Сума переказу може змінитися, хоча дата виплати залишиться тією самою. Саме тому зручніше спочатку завершити розрахунок, а вже потім створювати платежі в банкінгу.
Якщо з’явився бухгалтер
Коли ФОП вів справу сам, він міг просто завантажувати виписку раз на місяць. Із працівником бухгалтеру знадобляться дані про виплати, податки та рух коштів частіше.
Окремий доступ до бізнес-рахунку дозволяє бухгалтеру переглядати потрібні операції та готувати документи відповідно до наданих прав. При цьому підприємець зберігає контроль над рахунком.
Після появи працівника корисно домовитися з бухгалтером про простий порядок:
- до якої дати ФОП передає дані про відпрацьований час;
- хто розраховує зарплату й обов’язкові платежі;
- хто створює платіжні інструкції;
- хто перевіряє реквізити та підтверджує перекази;
- де зберігаються розрахунки й банківські підтвердження.
Що змінюється для самого ФОП
Ггроші на рахунку вже не можна оцінювати лише як поточний залишок для закупівель і власних потреб. Частина суми знадобиться на зарплату та пов’язані з нею платежі. Якщо клієнт затримує оплату, підприємець усе одно має планувати виплату працівнику вчасно.
Друга зміна стосується регулярності. Виписку, платіжні підтвердження й розрахунки краще впорядковувати щомісяця. У застосунку зручно швидко перевірити надходження, а у веб-версії зручніше переглянути операції за період і передати документи бухгалтеру.
Перший працівник не перетворює невелику справу на складну корпорацію. Але фінанси змінюються, бо тепер є зарплата, строки сплати платежів і ще одна людина, яка розраховує очікує виплати день у день.
